بموجب GDPR، يكون العميل (صاحب العمل الذي يدير مساحة عمل في Clocknet) هو المتحكّم في البيانات الشخصية الموجودة في مساحة عمله. وتكون [TO CONFIRM: الاسم القانوني المسجَّل والعنوان]، الشركة التي تدير Clocknet، معالجًا لحسابه، ولا تعالج هذه البيانات إلا وفق تعليمات العميل الموثَّقة.
- بيانات مساحة العمل: ملفات الأعضاء الشخصية وسجلات الوقت وسجلات الدوام والمواقع وعمليات التحقق من الوجه والإجازات والأجور والموافقات. يقرر العميل سبب استخدام هذه البيانات وطريقته، ونعالجها لحسابه.
- بياناتنا الخاصة: بيانات التسجيل والفوترة للشخص الذي ينشئ مساحة العمل، والرسائل المرسلة عبر هذا الموقع، وطلبات الدعم. نحن المتحكّمون في هذه البيانات، كما يوضح إشعار الخصوصية.
إذا كنت تستخدم Clocknet عن طريق صاحب عملك، فوجّه طلباتك المتعلقة بالخصوصية إليه. وإذا وصلنا طلب، نحيله إلى صاحب عملك ونساعده في الرد عليه.
تتضمن اتفاقية معالجة البيانات (DPA) الشروط التي تفرضها المادة 28 من GDPR. وباختصار، تلتزم الشركة التي تدير Clocknet بما يلي:
- معالجة بيانات مساحة العمل وفق تعليمات العميل الموثَّقة فقط، بما في ذلك نقلها خارج المنطقة الاقتصادية الأوروبية، ما لم يفرض القانون غير ذلك
- التأكد من أن كل من يستطيع الوصول إلى البيانات ملزم بالحفاظ على سريتها
- حماية البيانات بالتدابير التقنية والتنظيمية الموصوفة في الاتفاقية وفي صفحة الأمان
- الاستعانة بمعالجين فرعيين وفق ما هو موضح أدناه فقط، بعقد يوفر مستوى الحماية نفسه، مع بقائها مسؤولة عنهم
- مساعدة العميل في الرد على طلبات الأشخاص الذين يحتفظ ببياناتهم، وفي تقييمات الأثر على حماية البيانات والتشاور مع سلطة رقابية
- إبلاغ العميل بأي خرق للبيانات الشخصية دون تأخير غير مبرر، كما هو موضح أدناه
- تزويد العميل بالمعلومات التي يحتاجها لإثبات امتثاله، والسماح بعمليات التدقيق [TO CONFIRM: كيفية إجراء التدقيق، مثل استبيان مكتوب أولًا، وتدقيق في الموقع على نفقة العميل، ومدة الإشعار المسبق المطلوبة]
- حذف البيانات أو إعادتها في نهاية العقد، كما هو موضح أدناه
[TO CONFIRM: كيف يحصل العملاء على الاتفاقية ويقبلونها: ملف PDF موقَّع، أو موافقة إلكترونية، أو قبول يُسجَّل في التطبيق. وإلى أن يُحسم ذلك، يمكن للعميل أن يطلب منا الاتفاقية.]
هؤلاء هم مقدمو الخدمات الذين قد يعالجون بيانات مساحة العمل لحسابنا. ويعمل كل منهم بموجب عقد يلزمه بحماية البيانات. [TO CONFIRM: وجود اتفاقية معالجة بيانات مع كل مقدم خدمة.]
| مقدم الخدمة | ما يقوم به | البيانات الشخصية | المكان | ضمانة النقل |
|---|---|---|---|---|
| مستضيف الخوادم [TO CONFIRM: مقدم الخدمة، مثل Hetzner أو DigitalOcean أو Vultr] | يشغّل تطبيق الويب وواجهة API وقاعدة بيانات Clocknet | جميع بيانات مساحة العمل | [TO CONFIRM: بلد خادم الإنتاج] | [TO CONFIRM: حسب البلد] |
| Cloudflare | أسماء النطاقات وحماية الشبكة وHTTPS لهذا الموقع وللتطبيق، وتخزين الملفات (R2) | عناوين IP والطلبات التي تمر عبر شبكته، والملفات المخزَّنة بما فيها صور الوجه ما دامت محفوظة. [TO CONFIRM: النسخ الاحتياطية المشفرة لقاعدة البيانات مخطط لها في R2 لكنها لم تُفعَّل بعد.] | [TO CONFIRM: منطقة تخزين R2، والشبكة تعمل حول العالم] | [TO CONFIRM: البنود التعاقدية النموذجية في اتفاقية Cloudflare] |
| Amazon Web Services (Rekognition) | مطابقة الوجه لميزة التحقق من الوجه | صور الوجه وقوالب الوجه للأعضاء الذين وافقوا على التحقق من الوجه | eu-west-1 (أيرلندا، الاتحاد الأوروبي) | [TO CONFIRM: البنود التعاقدية النموذجية إذا استُخدمت منطقة خارج المنطقة الاقتصادية الأوروبية] |
| Sentry | تقارير الأخطاء والأعطال من الموقع وتطبيق الويب وتطبيق الهاتف | التفاصيل التقنية للأخطاء، مع إعداد يمنع إرفاق الأسماء وعناوين البريد الإلكتروني وعناوين IP | [TO CONFIRM: منطقة حساب Sentry، الولايات المتحدة أو الاتحاد الأوروبي] | [TO CONFIRM: البنود التعاقدية النموذجية أو إطار خصوصية البيانات بين الاتحاد الأوروبي والولايات المتحدة] |
| Expo | يرسل الإشعارات الفورية إلى تطبيق الهاتف | رموز الإشعارات الفورية ونص الإشعارات | [TO CONFIRM: الولايات المتحدة] | [TO CONFIRM: البنود التعاقدية النموذجية أو إطار خصوصية البيانات بين الاتحاد الأوروبي والولايات المتحدة] |
| Google (Firebase Cloud Messaging) | يوصل الإشعارات الفورية إلى هواتف Android عن طريق Expo | رموز الإشعارات الفورية ونص الإشعارات | [TO CONFIRM: الولايات المتحدة، وهل تُدرج Google هنا أم بصفتها معالجًا فرعيًا لدى Expo] | [TO CONFIRM: البنود التعاقدية النموذجية أو إطار خصوصية البيانات بين الاتحاد الأوروبي والولايات المتحدة] |
| Apple (خدمة الإشعارات الفورية) | يوصل الإشعارات الفورية إلى أجهزة iPhone عن طريق Expo | رموز الإشعارات الفورية ونص الإشعارات | [TO CONFIRM: الولايات المتحدة، وهل تُدرج Apple هنا أم بصفتها معالجًا فرعيًا لدى Expo] | [TO CONFIRM: البنود التعاقدية النموذجية أو إطار خصوصية البيانات بين الاتحاد الأوروبي والولايات المتحدة] |
| مزود البريد الإلكتروني [TO CONFIRM: لم يُختر بعد، مثل Amazon SES أو Mailgun أو Postmark أو Resend] | يرسل رسائل البريد الإلكتروني من Clocknet، مثل الدعوات وإعادة تعيين كلمة المرور والإشعارات | الاسم وعنوان البريد الإلكتروني ومحتوى كل رسالة | [TO CONFIRM: حسب مقدم الخدمة] | [TO CONFIRM: حسب مقدم الخدمة] |
| Google Maps Platform | الخريطة والبحث عن العناوين عندما ينشئ عميل جديد موقعه الأول أثناء التسجيل | العناوين المكتوبة وعنوان IP للزائر | [TO CONFIRM: الولايات المتحدة] | [TO CONFIRM: البنود التعاقدية النموذجية أو إطار خصوصية البيانات بين الاتحاد الأوروبي والولايات المتحدة] |
| مؤسسة OpenStreetMap (الخرائط والبحث عن العناوين عبر Nominatim) | الخرائط والبحث عن العناوين في محرر النطاقات الجغرافية وعلى الخريطة المباشرة | عنوان IP للشخص الذي يعرض الخريطة، والمنطقة المعروضة، والعناوين التي يبحث عنها | [TO CONFIRM: المملكة المتحدة وبلدان خوادم الخرائط التابعة لها] | [TO CONFIRM: قرار الكفاية الخاص بالمملكة المتحدة، وهل تُعد خدمات الخرائط هذه معالجين فرعيين] |
| CARTO وEsri (خلفيات الخرائط) | خلفيتا الخريطة الداكنة وصور الأقمار الصناعية على الخريطة المباشرة | عنوان IP للشخص الذي يعرض الخريطة والمنطقة المعروضة | [TO CONFIRM: بلدان خوادم الخرائط التابعة لهما] | [TO CONFIRM: هل تُعد خدمات الخرائط هذه معالجين فرعيين] |
| Anthropic | يكتب الملخص الاختياري المُعَد بالذكاء الاصطناعي في لوحة التحكم | مجاميع مساحة العمل فقط، مثل الساعات والأعداد، دون أسماء أو عناوين بريد إلكتروني أو مواقع أو بيانات وجه | [TO CONFIRM: الولايات المتحدة، وهل الميزة مفعّلة في بيئة الإنتاج] | [TO CONFIRM: البنود التعاقدية النموذجية أو إطار خصوصية البيانات بين الاتحاد الأوروبي والولايات المتحدة] |
تتولى Stripe مدفوعات أصحاب مساحات العمل. وبما أننا المتحكّمون في بيانات الفوترة، فإن Stripe مقدم خدمة لحسابنا وليست معالجًا فرعيًا لبيانات مساحة العمل.
قبل أن نضيف معالجًا فرعيًا أو نستبدل آخر، سنبلغ العملاء [TO CONFIRM: قبل كم من الوقت، مثل 30 يومًا، وبأي وسيلة، مثل رسالة بريد إلكتروني إلى أصحاب مساحات العمل]. ويمكن للعميل أن يعترض على التغيير [TO CONFIRM: خلال كم يومًا، وما الذي يحدث إذا تعذر حل الاعتراض، مثل حق العميل في إنهاء العقد].
[TO CONFIRM: البلد الذي تُستضاف فيه خوادم Clocknet وملفاته.] يعمل AWS Rekognition في منطقة eu-west-1 (أيرلندا). ويقع بعض المعالجين الفرعيين المذكورين أعلاه في الولايات المتحدة.
عند نقل بيانات شخصية من المنطقة الاقتصادية الأوروبية إلى بلد لا يحظى بقرار كفاية، نستخدم البنود التعاقدية النموذجية للمفوضية الأوروبية (القرار 2021/914) أو ضمانة أخرى تسمح بها GDPR، ونقيّم مخاطر كل عملية نقل. [TO CONFIRM: الضمانة المعتمدة مع كل معالج فرعي، وتقييم أثر النقل.]
[TO CONFIRM: المغرب. بموجب القانون 09-08، يُسمح بالنقل إلى الخارج نحو البلدان المدرجة في قائمة البلدان الكافية لدى اللجنة الوطنية (CNDP)، إذ تذكر المداولة 236-2015 بلدان الاتحاد الأوروبي والمنطقة الاقتصادية الأوروبية والمملكة المتحدة وسويسرا وكندا، ويحتاج النقل إلى غيرها إذن اللجنة. وكانت الولايات المتحدة مدرجة في القائمة بموجب اتفاق Safe Harbor الذي لم يعد قائمًا، لذا يجب مراجعة النقل إلى المعالجين الفرعيين في الولايات المتحدة.]
قوالب الوجه بيانات بيومترية، وهي فئة خاصة بموجب المادة 9 من GDPR. والتحقق من الوجه اختياري، والعميل هو من يقرر تفعيله.
- قبل أن يُعِدّ العضو هذه الميزة، يطلب التطبيق موافقته الصريحة ويسجّل نسخة نص الموافقة التي وافق عليها وتاريخها وعنوان IP المستخدم.
- تُحذف الصورة المستخدمة في الإعداد بمجرد إنشاء قالب الوجه، ما لم يحدد العميل مدة للاحتفاظ بالصور.
- افتراضيًا، يؤدي فشل التحقق من الوجه إلى رفض تسجيل الحضور حتى يتمكن العضو من المحاولة مجددًا. ويمكن للعميل أن يختار قبوله ووضع علامة عليه للمراجعة بدلًا من ذلك. ولا يؤدي فشل التحقق أو غيابه أبدًا إلى حذف ساعات سبق تسجيلها، ويراجعه شخص. ولا يتخذ Clocknet بمفرده أي قرار بشأن الأجر.
- يمكن للعضو الذي يرفض الموافقة أو يسحبها أن يسجّل حضوره. وتُعلَّم سجلات وقته بأنها غير متحقَّق منها بالوجه.
- عندما يسحب العضو موافقته، يُحذف قالب وجهه وتُحذف عمليات التحقق الأخيرة من وجهه خلال 24 ساعة.
[TO CONFIRM: المغرب. تفرض المداولة 478-2013 للجنة الوطنية (CNDP) الحصول على إذن مسبق لأي معالجة بيومترية، وتذكر تتبع وقت عمل الموظفين وحضورهم ضمن الأغراض التي لا يُسمح فيها باستخدام البيومترية. ويجب على الفريق القانوني أن يقرر كيفية تقديم التحقق من الوجه لمساحات العمل في المغرب، وهل تحتاج الشركة التي تدير Clocknet إلى تصريحات أو أذونات من اللجنة بموجب القانون 09-08.]
بيانات الموقع ليست فئة خاصة بموجب GDPR. ومشاركة الموقع أثناء المناوبة تبقى معطّلة إلى أن يفعّلها العضو، ويتوقف التسجيل عندما يسجّل انصرافه. وأثناء فتح التطبيق، يسجّل الموقع على فترات منتظمة. وفي الخلفية، لا يسجّل موقعًا إلا عندما يدخل العضو أحد مواقع مساحة العمل أو يغادره، ولا يتتبعه بشكل متواصل.
يمكن لأي شخص أن يطلب الاطلاع على بياناته أو تصحيحها أو حذفها أو نقلها، أو الاعتراض على طريقة استخدامها. ويرد العميل على هذه الطلبات بصفته المتحكّم، ونحن نساعده.
يمكن للأعضاء القيام ببعض ذلك بأنفسهم:
- تنزيل بياناتي، في التطبيق أو في صفحة الملف الشخصي على الويب، يعطيهم نسخة من ملفهم الشخصي وأجهزتهم وسجلات وقتهم واستراحاتهم وموافقات الوجه وعمليات التحقق والإشعارات والتغييرات التي أجروها.
- حذف الحساب، في التطبيق، يمحو حسابهم فورًا. ومن دون التطبيق، يمكنهم اتباع الخطوات في الصفحة /account/delete على هذا الموقع. تُمحى أسماؤهم وبيانات التواصل وصورهم وبيانات وجوههم. ويحتفظ العميل بسجلات عملهم مرتبطة برمز الموظف بدلًا من الاسم.
- يمكن للمسؤولين تصدير التقارير وسجلات الدوام بصيغة CSV أو Excel أو PDF.
أما الطلبات الأخرى، مثل محو سجلات عمل أحد الأعضاء، فيمكن للعميل التواصل معنا وسنساعده. [TO CONFIRM: كيف نتعامل مع هذه الطلبات إلى أن تتوفر للمسؤولين أداة للمحو.]
يمنح GDPR مهلة شهر واحد للرد على الطلب. ونحيل إلى العميل دون تأخير الطلبات التي تصلنا حتى يتمكن من الالتزام بهذه المهلة. [TO CONFIRM: عدد الأيام التي نحيل خلالها الطلب ونساعد في الرد عليه.]
إذا علمنا بخرق للبيانات الشخصية يمس بيانات مساحة العمل، فسنبلغ العميل دون تأخير غير مبرر [TO CONFIRM: مهلة محددة، مثل 48 ساعة من العلم بالخرق]، حتى يتمكن من إخطار سلطته الرقابية خلال 72 ساعة كما يفرض GDPR.
سيصف إشعارنا ما حدث، والبيانات والأشخاص المتأثرين، والعواقب المحتملة، وما نقوم به لمعالجته. وسنضيف المعلومات كلما عرفنا المزيد.
[TO CONFIRM: خطة الاستجابة للحوادث التي يستند إليها هذا الالتزام، ولم تُكتب بعد.]
عند انتهاء العقد:
- يمكن للعميل تصدير بياناته مدة 30 يومًا بعد أن يغلق أحد المالكين مساحة العمل. وتكون مساحة العمل للقراءة فقط خلال هذه المدة.
- ثم نحذف بيانات مساحة العمل، ما لم يُلزمنا القانون بالاحتفاظ بها، ونؤكد الحذف لمالكي مساحة العمل بالبريد الإلكتروني.
- تُحذف النسخ الموجودة في النسخ الاحتياطية عند انتهاء صلاحية تلك النسخ. [TO CONFIRM: مدة الاحتفاظ بالنسخ الاحتياطية في بيئة الإنتاج.]
- تُحذف قوالب الوجه من AWS Rekognition مع بقية بيانات مساحة العمل، بعد 30 يومًا من إغلاقها.
الأسئلة المتعلقة بمعالجة البيانات أو باتفاقية المعالجة: [TO CONFIRM: البريد الإلكتروني الخاص بالخصوصية، وهل عُيّن مسؤول لحماية البيانات].
العنوان البريدي: [TO CONFIRM: العنوان المسجَّل للشركة التي تدير Clocknet].
الممثل في الاتحاد الأوروبي: [TO CONFIRM: هل يلزم تعيين ممثل في الاتحاد الأوروبي بموجب المادة 27 من GDPR، وبيانات التواصل معه].